Peran dan Tanggung jawab Seorang Sekretaris

Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.

Peran startegis yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.
Peran teknis yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.
Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)
Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer utnuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan

Tugas-tugas Kesekretarisan

Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan yaitu :

1. Keterampilan berkomunikasi

2. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi

3. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

4. Mampu bekerja sama dalam kelompok

5. Memiliki Human Relation skills 6. Mempunyai komitmen pada tugas7. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri

Kualifikasi seorang Sekretaris harus memiliki beberapa hal dibawah ini, antara lain :

1. Pengetahuana. Mempunyai pengetahuan yang luasb. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasic. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnyad. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantorane. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing

2. Keterampilana. Mampu menyusun laporanb. Mampu berkorespondensic. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asingd. Manpu menggunakan teknologi perkantorane. Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang dimilikinya dengan perkembangan dunia
usaha/bisnis3. Kepribadiana. Memiliki kepribadian yang menarik dan baikb. Loyalitas dan dedikasi yang tinggic. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawabSeorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai orang terdekat dengan pimpinan puncak sering bertindak sebagai Public Relations Officer. baik yang bersifat internal maupun ekstrenal. Hal ini berkaitan dengan tanggung jawabnya untuk menjaga citra perusahaan.
Public relations are a deliberate, planned and sustained effort to establish and maintain mutual unsderstanding between an organizations its public. (British Institute of public relation)
”Usaha terencana yang menyeluruh di dalam organisasi yang dilakukan melalui proses komunikasi dua arah baik ke dalam maupun ke luar perusahaan dalam rangka mencapai tujuan spesifik perusahaan”. (Internasional Center of Public Relations)
Aktivitas public relations harus selaras dengan tujuan perusahaan, terutama mengenai hal-hal yang ingin dicapai oleh manajemen dalam aktivitasnya.
Contoh keterkaitan tujuan manajemen dan aktivitas Public Relations: “Membangun citra Perusahaan”. Pada kondisi ini PR diperlukan untuk membangun image baru. Aktivitas yang dilakukan termasuk membina “Goodwill” seperti menjadi sponsor dalam penyelenggaraan pameran budaya dan seni, membantu program perbaikan lingkungan, membantu dalam bidang pendidikan dan lain-lain.
“Ketika Menghadapi Krisis” Aktivits PR dapat menggunakan berbagai saluran komunikasi yang terjadi pada berbagai pihak yang terkait.
“Mempromosikan kepentingan Masyarakat”: Salah satu penekanan yang cukup penting adalah ajakan agar seluruh anggota organisasi untuk selalu mengutamakan pada kepentingan Stake Holder.10 langkah PR dalam mendukung tujuan perusahaan:1. Mempromosikan barang atau jasa2. Mendeteksi Key Issue dan peluang-peluang yang mempengaruhinya3. Menetapkan organization posture dalam berhubungan dengan publik4. Meningkatkan goodwill terhadp seluruh karyawan5. Mencegah dan menyelesaikan masalah ketenagakerjaan6. Meningkatkan goodwill pemegang saham7. Menghindari kesalahpahaman atau kecurigaan publik terhadap perusahaan8. Menginvestigasi perilaku kelompok-kelompok yang mempengaruhi organisasi9. Memformulakan kebijakan-kebijakan dan cara penerapannya10. Memperhatikan perubahan-perubahan yang berhubungan dengan PR.